Ces dernières années, la configuration des espaces de travail est en train de changer. Depuis les années 50 et connaissant une apogée dans les années 70, les entreprises se sont établit sur le modèle d’une société basée sur la sédentarité où chaque employé dispose de son propre bureau et matériel ainsi que de son espace physique qu’il peut personnaliser à sa guise.

De nos jours, en partie grâce à l’évolution des NTIC (nouvelles technologies de l’information et des communications), un employé peut travailler de n’importe où et n’importe quand. Une multitude de lieux : domicile, cafés, bibliothèques, transports, tiers-lieux par exemple, deviennent des espaces potentiels de travail au même titre que le bureau traditionnel. Le bureau n’est donc plus statique mais devient un bureau portatif, se déplaçant selon les mouvements du travailleur. C’est ce que l’on nomme : le travail nomade ou encore le « travail libre ».

D’où vient le travail nomade ?

Le nomadisme est né d’un quadruple constat :

• Les évolutions technologiques (l’essor du numérique, le développement fulgurant de la 3G et de la 4G qui amplifie les connections haut débit et la miniaturisation de l’électronique en autres) permettent d’accéder à ses outils de travail de n’importe où et à toute heure.

• Les salariés sont de plus en plus attachés leur qualité de vie au travail. Ils recherchent un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Ils veulent une flexibilité dans leurs horaires leur permettant ainsi de réduire leur temps de transport.

• L’évolution des divers tâches de l’entreprise vers des missions de type « projet » qui nécessitent des besoins et une organisation spécifiques de façon ponctuelle.

• Le taux d’occupation d’un bureau attitré est de 60%. Chaque mètre carré à un coût très élevé pour l’entreprise (aujourd’hui près de 40 % des actifs d’une entreprise sont dédiés aux frais immobiliers).

Le travail nomade remet en question le bureau physique que l’on a connu jusqu’à présent car il modifie profondément le rapport des individus au travail et leur façon d’exercer leur métier.

Fini l’open-space, surnommé très souvent le « poulailler », avec le grand bureau du chef de service au fond du couloir. Le temps du cloisonnement est révolu. Le rapport au travail évolue et les entreprises doivent adapter les traditionnels espaces de travail pour favoriser la mobilité de leurs employés aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de leurs locaux.

On différencie donc le nomadisme extra-entreprise (mobilité du salarié à l’extérieur de l’entreprise au sein de nouveaux espaces de travail) et le nomadisme intra-entreprise (mobilité du salarié à l’intérieur même des murs de son entreprise).

Les différentes formes du nomadisme extra-entreprise

Le « co-working »

Le co-working est à la mode. Ce récent mode d’organisation du travail est basé sur un espace de travail qui est partagé entre plusieurs travailleurs. Ces espaces de co-working ou tiers-lieux favorise les échanges et les synergies entre les entrepreneurs qui y travaillent.

Tout d’abord très prisée des travailleurs autonomes, car cette forme d’organisation leur permet de rompre leur l’isolement tout en baissant leurs dépenses professionnelles, le co-working s’étend maintenant aux salariés. Les espaces de co-working sont des lieux de partage, d’échange et de convivialité. En effet, dans des bureaux aménagés en « colocation professionnelle », plusieurs personnes coopèrent que ce soit des travailleurs indépendants ou des salariés de diverses entreprises, chacun opérant dans un domaine d’activités souvent différent. Les échanges entre les membres des tiers-lieux leur permettent de s’enrichir mutuellement, de créer des synergies, des groupes de travail ou de discussion et de développer un réseau d’affaires. De plus en plus d’espaces de travail sont proposés sous la forme de co-working, notamment en raison de la hausse des loyers des espaces de bureau.

Le « home office » Grâce aux nouveaux outils de communication et à la possibilité d’étendre les heures de travail, de plus en plus d’employeurs autorisent le travail à domicile. Le salarié va être en mesure de s’installer son propre espace de travail chez lui, son « home office ». Ce sera un lieu professionnel que la personne aura conçu en fonction des besoins que son poste requière mais aussi de ses envies. Toutefois, le bureau à domicile doit être situé dans un environnement agréable et fonctionnel, être bien isolé de toute nuisance sonore et doté d’un mobilier confortable. Tout comme s’il était dans les murs de son entreprise, l’employé ne devra pas se laisser distraire par son environnement familier et être productif.

Les différentes formes du nomadisme intra-entreprise

Le Desk Sharing

Le desk sharing, qui constitue la forme la plus extrême de la philosophie de l’open space, se caractérise par le fait que les salariés n’ont plus de bureaux attitrés. Plus clairement, il s’agit de partager son bureau avec d’autres collègues. Ainsi chaque salarié se voit attribuer un poste de travail en fonction des disponibilités au moment où il arrive dans l’entreprise. Les salariés risquent de ne jamais avoir le même bureau et de ne pas être placé proche de leurs collègues de travail habituels. Pour gagner des mètres carrés et éviter de se retrouver avec des postes de travail inoccupés lorsque des salariés sont en déplacement, en congés ou en maladie, l’entreprise va réduire le nombre total de station de travail.

Le desk sharing est de plus en plus délaissé au profit du Flex-office bien plus adaptable pour de nombreuses entreprises et profitable pour les employés.

Le Flex-office

Le Flex-office est l’absence d’attribution d’un poste de travail précis à un salarié. Celui-ci peut ainsi travailler depuis l’espace le plus adapté à sa mission : un bureau libre dans sa propre entreprise, un espace de réunion, une salle de co-working, de chez lui, etc. L’espace de bureaux en entreprise devient donc flexible. L’agencement de l’espace de travail s’adapte également en conséquence : les espaces sont partagés, hyper-connectés, accessibles et les rangements centralisés.

Le Flex-office amène le salarié à échanger directement avec ses collèges (plutôt qu’à privilégier l’email). En phase de projet, il permet aux divers corps de métiers de se rencontrer beaucoup plus facilement et rapidement.

Bien entendu, le Flex-office demande une utilisation et une gestion rigoureuse des outils informatiques sous peine d’engendrer des frustrations pour les employés. Chaque salarié devra donc avoir accès à une tablette tactile, un smartphone ou encore un ordinateur portable lui permettant de travailler n’importe où dans l’entreprise.

Le Flex-office pour être complètement performant nécessite également des aménagements par l’entreprise des espaces de travail. Ceux-ci devront donc être équipés : d’un réseau Wi-Fi ultra performant, d’un système de réservation de salles de réunion (afin d’éviter tout cafouillage), d’un système d’échange interne (réseau social, plate-forme de communication collaborative, Intranet, ou autre), d’un système de stockage des fichiers (cloud par exemple) et de connections informatiques performantes à chaque poste.

Le bureau flexible offre des espaces de travail pensés pour répondre aux exigences des différentes tâches que devront réaliser les salariés tout en privilégiant la performance de chaque poste et dans le but de réaliser des économies sur le nombre de mètres carrés. Ainsi, les lieux sont conçus afin de maximiser l’efficacité de la tâche qui y est réalisée : la salle de réunion pour échanger avec son équipe, l’espace de brainstorming pour les phases de création, l’espace téléphonique pour les appels clients, des espaces de bureaux libre et la « maison » pour une concentration maximale.

Le Smart Office

La notion de Smart Office est une version évoluée du Flex-office car elle prend en compte le côté humain. Pour le Smart Office, l’environnement de travail est centré sur l’humain pour accroitre son épanouissement et son engagement.

En effet pour être optimisés, les espaces de travail repensés doivent l’être en fonction des Hommes qui l’occupent et de la culture que souhaite communiquer une entreprise. Chacune devra trouver le bon aménagement en fonction de la surface des bureaux, de son domaine d’activités et définir les bonnes règles collectives qui permettront au salarié d’être lui-même acteur de la vie et de la culture de l’entreprise dans laquelle il travaille.

L’aménagement d’un nouvel environnement de travail doit coïncider avec un changement de mode de fonctionnement au sein de l’entreprise qui deviendra collectif accordant plus d’autonomie et de confiance à ses employés.

Les avantages du travail nomade

La mise en place dans une entreprise du nomadisme est un procédé qui va essentiellement contribuer au bien-être de l’employé et à améliorer ses performances.

Les avantages pour le salarié :

• Une grande liberté d’organisation grâce à la flexibilité des horaires. L’employé peut mieux gérer son temps et ainsi pouvoir concilier plus facilement sa vie professionnelle et sa vie familiale. En travaillant à son rythme et selon ses propres horaires, le salarié sera moins stressé, plus reposé (il passe moins de temps dans les transports) et donc plus productif.

• Une plus grande autonomie. Le fait de travailler seul ou hors de l’entreprise va responsabiliser d’avantage l’employé.

• Développer ses capacités de collaboration, d’adaptation, de créativité et d’organisation grâce à l’aménagement d’espaces de travail renouvelés.

• Nouer des liens. En travaillant à l’extérieur, l’employé va rencontrer d’autres travailleurs et ainsi enrichir son réseau professionnel de personnes de divers secteurs d’activités.

Malgré tous ces avantages, encore aujourd’hui, beaucoup de salariés hésitent à franchir le cap du nomadisme. Ces employés sont récalcitrants à l’idée de voir leur bureau envahir leur espace personnel.

Les avantages pour l’entreprise :

• Les salariés sont disponibles en dehors des horaires standards « de bureaux » et plus facilement joignables.

• Les arrêts maladies sont beaucoup moins nombreux tout comme les retards liés aux problèmes de transports.

• Une productivité accrue.

• Diminution des coûts immobiliers. Une meilleure gestion des locaux de l’entreprise entraine une baisse du nombre de mètres carrés nécessaires ou un meilleur taux d’occupation de ceux-ci.

Toutefois, le nomadisme modifiant considérablement la gestion de l’entreprise, tant au niveau matériel qu’humain, certains dirigeants ont du mal à assurer convenablement le suivi du travail.

Les inconvénients du nomadisme

Malgré tous ces avantages, le nomadisme présente également quelques désagréments :

• La nécessité, aussi bien pour l’employé que l’entreprise, d’être très organisé. (attribution des bureaux, disponibilité des salles de réunion, matériels informatiques en nombre suffisant, etc.)

• Pour l’employé, c’est d’avoir un bureau impersonnel. Le travail nomade implique de partager les espaces de travail. À la fin de la journée ou d’une tâche, le salarié devra donc soit laisser ses affaires dans un casier soit repartir avec.

• Pour l’entreprise, le véritable challenge est de développer des outils de communication performants lui permettant de suivre l’avancement des projets et de gérer adéquatement ses employés.

Le nomadisme le concept de l’avenir

Le nomadisme sous toutes ses formes est loin d’être un simple concept à la mode, et représente un vrai levier de développement pour les entreprises. C’est le système de travail de demain dans lequel le travailleur d’aujourd’hui est grandement pris en considération. La mise en place du nomadisme découle d’un long processus de réflexion pour l’entreprise et est le résultat d’une étude approfondie de ses pratiques, sa culture, sa philosophie et de ses objectifs.

Lib. est une firme spécialisée en stratégie, design et construction d’espaces de travail. Notre équipe saura adapter à chaque organisation la mise en place du nomadisme et l’accompagner tout au long du processus de changement.