La pandémie mondiale a modifié notre façon de vivre, de relaxer et de travail. Elle a bouleversé nos vies dans toutes ses sphères. Et nous avons dû nous adapter de manière temporaire en premier lieu, mais certaines mesures semblent vouloir rester de façon permanente.

C’est le cas pour le monde du travail et plus particulièrement en ce qui concerne les espaces de bureaux. En effet, le télétravail est devenu une solution efficace et productive pour beaucoup d’entreprises et les experts dans le domaine s’accordent à dire qu’il sera toujours d’actualité lors du retour au bureau.

Selon les nouvelles habitudes de travail post-COVID, des changements seront à apporter pour optimiser la rentabilité de la superficie des aires de travail tout en obtenant des environnements de travail performants, adaptés aux besoins des employés et sécuritaires.

À quoi ressembleront les espaces de bureaux de demain ? Plusieurs experts, dont Marc-André La Barre, président de Lib. Workspace inc., se penchent sur ce sujet depuis le début de la pandémie.

Voici le résultat de leur réflexion à ce jour :

Des espaces de bureaux flexibles

Le lieu de travail doit être un lieu qui favorise la créativité, le partage et l’innovation.

Le télétravail est maintenant bien implanté et il offre de nombreux avantages, dont le principal qui est l’épanouissement travail-vie. De plus, les employés y ont pris goût et les employeurs ont acquis de la confiance. Toutefois, selon une récente étude de Steelcase1, les travailleurs ont rapporté que leurs difficultés les plus importantes dans le travail à domicile comprenaient un sentiment d’isolement social pour 75%, ainsi qu’une diminution de leur engagement envers l’entreprise de 14%.

Ainsi pour assurer une bonne collaboration, une cohésion de l’équipe et un engagement optimal2 au sein de l’entreprise, le retour au bureau est essentiel pour les individus, les équipes et les organisations. Le travail prendra donc une forme différente soit un temps

partagé de 2 ou 3 jours en télétravail (travail personnel) et le reste au bureau (travail d’équipe).

Pour répondre à cette nouvelle réalité, de nombreuses entreprises devront réduire leur espace de bureau misant sur les espaces de collaboration, les postes de travail partagés ainsi que sur l’efficacité et la productivité de leurs employés travaillant de la maison.

Un poste attitré ne sera donc plus la pierre angulaire du bureau à l’avenir. Les lieux de travail passeront d’un lieu à un travail personnel et ciblé à un lieu d’activités collaboratives et de renforcement des équipes. En tenant compte de ces nouvelles utilisations et activités, le lieu de travail post-COVID nécessitera différents types d’espaces soit plus de salons, de salles de réunion, de salles communes, d’espaces ouverts ou de collaboration, etc. pour favoriser l’interaction et la communauté.

Des entreprises innovatrices dans des secteurs aussi variés que la technologie (la société Dropbox par exemple) et les services financiers élaborent actuellement des plans pour enlever les bureaux individuels et rénover leur espace de travail pour y inclure uniquement des salles de réunion et des salons, pour le travail et les activités de collaboration. Les travailleurs étant chargés de faire leur travail individuel lors de leur journée en télétravail.

Un nouvel environnement de travail sécuritaire

Plus que jamais, les attentes des employés ont augmenté envers leur entreprise et ils exigeront des lieux de travail sûrs et sécuritaires pour y retourner. Ainsi, un milieu de travail sain, qui favorise le bien-être physique, mental et émotionnel, sera essentiel non seulement pour l’attraction et la rétention, mais aussi pour l’engagement et le développement des salariés.

La santé et le bien-être des employés

La santé et le bien-être des employés seront donc au cœur de l’aménagement des bureaux de demain et de leur fréquentation. En effet, l’humain sera mis en avant dans cette nouvelle normalité et les gestionnaires devront prendre en considération la condition psychologique et émotionnelle de leurs employés.

De toute évidence, il conviendra de respecter la sécurité des employés. Ainsi les normes de distanciation sociale applicable au bureau se traduiront par une moins grande densité d’employés aux pieds carrés (150pc par employé minimum), des espaces communs plus vastes, etc.

La qualité de l’air (comprenant par exemple le niveau d’humidité, l’apport d’air frais, la filtration de l’air, etc.) ainsi que l’entretien et la filtration dans les conduits (avec des aérosols, des rayons ultra-violets, les filtres antimicrobiens, l’ionisation bipolaire, les lampes UV) pourraient donc être mis en place dans les immeubles à bureaux afin de garantir la santé et le bien-être de ses occupants.

Les espaces biophiliques, tels que la lumière du jour et l’accès à l’extérieur, seront également à prendre en compte.

Les avancées technologiques à prendre en considération

Les divers systèmes d’automatisation du bâtiment et l’utilisation d’assistants numériques virtuels pour les applications d’entreprise3 (telle que la gestion des postes non-assignés) ainsi que ces nouvelles technologies émergentes des immeubles à bureaux (comme la technologie de sensibilisation à l’espace activée par des capteurs) seront à prendre en compte dans la conception et l’aménagement des bâtiments et des espaces de bureaux de demain.

L’importance d’un bureau sans contact pour le retour des employés en toute sécurité est grande. En effet, mettre en place un système d’automatisation permettra aux employés de réaliser sans risque un certain nombre d’actions telles qu’ouvrir les portes de l’immeuble et des salles de conférence, contrôler les ascenseurs, allumer les lumières d’une pièce, régler l’intensité de l’éclairage ou de la température, ouvrir et fermer les stores, etc.

De plus, les rencontres en vidéoconférence avec les collaborateurs ou les clients seront plus fréquentes. En conséquence, les salles de réunion devront être bien adaptées à ces nouvelles technologies autant au niveau des haut-parleurs, des micros, de la caméra, des écrans, de l’éclairage spécifique, de l’acoustique et du mobilier (adapté selon le champ visuel de la caméra). En fait, afin de donner une bonne raison aux équipes de venir au bureau, il est primordial de fournir des équipements de vidéoconférence plus performants que ce qui serait possible à la maison.

Comment réussir à financer ces changements ?

Au fur et à mesure que les baux arriveront à échéance, les organisations pourraient facilement penser réduire de 20 à 30% leur superficie locative grâce à l’optimisation et au télétravail. Ceci dégagera des sommes importantes qui pourront être réinvesties dans l’aménagement de nouveaux espaces mieux adaptés et mieux équipés.

Ex.: 3000pc économisés sur 10 000pc @ 25$/pc X 5 ans = 375 000$

Résultat : 375 000$ de budget pour adapter les espaces, sans coût supplémentaire pour l’organisation. Sans compter que lors du renouvellement du bail, les bailleurs offriront certainement un budget d’amélioration locative ou un rabais sur le loyer.

En attendant, plusieurs entreprises pourraient économiser énormément en offrant des postes partagés ou non attitrés et ainsi optimiser le rendement du pied carré de leur espace

de bureau en sous-louant la balance. Par exemple, un bureau de 120 pieds carrés qui n’est pas utilisé représente une dépense nette de 15 000$ pour un bail de 5 ans à 25$/pi2.

En conclusion

Toutes les crises majeures entrainent de grands changements que ce soit au niveau social, personnel, professionnel, sur la manière d’agir des personnes en société, leur rapport au travail, etc. La pandémie mondiale de la Covid-19 entraine une nouvelle normalité professionnelle.

Ainsi, au niveau des entreprises, celles qui sauront innover dans leur conception des espaces de travail (création d’espaces de collaboration) et dans l’organisation du travail (travail flexible et partagé) tout en plaçant au premier plan la santé et le bien-être de leurs employés seront les grandes gagnantes.

Source:

1. https://www.workdesign.com/2021/01/work-better-expanded-expectations-for-wellbeing-at-work/
2. https://www.gallup.com/workplace/283985/working-remotely-effective-gallup-research-says-yes.
3. https://www.workdesign.com/2020/08/desk-reservation-technology/