En ce temps de pandémie, la propagation mondiale du COVID-19 maintient les personnes en confinement à la maison pour réduire le risque d’infection. Certains employeurs encouragent donc ou obligent leurs salariés à travailler à domicile pour une durée indéterminée.
Si pour cette raison, vous êtes nouveau dans le mode de vie du télétravail, vous allez devoir vous adapter à de nouveaux enjeux pour travailler efficacement. En effet, vous allez devoir relever de nombreux défis tels que vous empêchez de vous laisser distraire par les tâches domestiques ou gérer les enfants. De plus, vous devrez déterminer quand travailler, où travailler et comment créer des frontières entre le travail et la vie personnelle.
Voici ci-dessous 12 conseils et astuces pour travailler de manière plus productive et la plus efficacement possible à partir de son domicile.
1. Créer un rituel le matin
Commencez tôt. Ne laissez pas la léthargie du matin épuiser votre motivation, ne tomber pas dans le piège de prolonger votre déjeuner.
Lorsque vous alliez travailler à votre bureau, votre trajet du matin vous aidait sans doute à vous réveiller et à vous sentir prêt à entamer vos tâches dès que vous arriviez à votre bureau. De la maison, cependant, vous n’avez pas ce temps d’éveil et la transition entre votre lit et votre ordinateur peut être beaucoup plus dérangeante.
Vous devez donc vous créer une nouvelle routine matinale qui va vous aider à bien démarrer votre journée de travail chaque jour. Si vous êtes sportif, par exemple, considérez faire une heure d’exercice ou de jogging avant de commencer à travailler. Cela peut-être aussi après avoir promené votre chien ou bu votre deuxième tasse de café. Chacun doit adapter sa propre routine en fonction de ses besoins.
En règle générale, la meilleure façon de travailler de la maison de manière productive est de vous plonger dans votre liste de tâches dès votre réveil. Le simple fait de démarrer un projet le matin peut être la clé pour progresser efficacement tout au long de la journée.
Toutefois, si vous avez du mal à trouver un horaire de travail idéal pour vous, commencez par les tâches solitaires le matin. Prévoyez les appels téléphoniques, les réunions virtuelles et autres travaux collaboratifs lorsque vous vous sentirez plus alerte et très bien réveillé.
2. Faites comme si vous alliez au bureau
L’association mentale que vous faites entre le travail et un bureau peut vous rendre plus productif, vous ne devez donc pas perdre cette sensation lorsque vous travaillez de la maison.
Il est important de vous habiller avec de beaux vêtements ou des vêtements confortables. Porter un pantalon de pyjama au travail est un avantage pour certains, mais une très mauvaise idée pour beaucoup d’autres.
Comme si vous étiez à votre lieu de travail, préparez votre poste de bureau, amenez votre tasse de café ou votre bouteille d’eau, ouvrez votre ordinateur et les logiciels dont vous aurez besoin, etc.
3. Choisissez un espace de bureau dédié.
Ce n’est pas parce que vous travaillez à domicile de manière inattendue en raison du COVID-19 que vous ne pouvez pas avoir un espace de bureau bien défini. Essayez de conserver les espaces associés aux loisirs de votre maison (chambre à coucher et canapé par exemple) et tentez de consacrer une pièce ou un espace spécifique de votre travail.
Comme il est peu probable que vous possédiez deux ordinateurs, un pour le travail et un pour un usage personnel, consacrez certains périphériques uniquement à une utilisation professionnelle. Par exemple, lorsque vous êtes installé à votre bureau et que votre ordinateur portable est connecté au moniteur et au clavier externe, c’est le temps de travail. Quand vous êtes sur votre canapé avec l’ordinateur sur vos genoux, c’est du temps personnel.
Pour vous aider à travailler plus efficacement, n’hésitez pas à demander à votre employeur de vous fournir un ordinateur portable et/ou des périphériques tels qu’un moniteur, un clavier, une souris, un casque avec micro, etc.
Si vous travaillez sur votre ordinateur personnel, vous pouvez partitionner votre disque dur et créer un compte utilisateur distinct pour le travail. Ou au minimum, de configurer votre navigateur internet avec plusieurs comptes avec différentes barres d’outils un pour un usage personnel et un distinct pour le travail.
4. Déterminez vos tâches à l’avance
Les employés distants les plus performants ont la réputation d’être extrêmement disciplinés et organisés. Essayez de planifier votre emploi du temps la veille, afin de le rendre plus officiel lorsque vous vous réveillez le lendemain pour commencer. Ainsi vous ne perdrez pas de temps le matin à chercher sur quoi vous allez travailler, vous saurez plus efficace. De plus, vous serez moins tenté de modifier votre horaire au cours de la journée. Toutefois, si vous en avez besoin, vous pouvez changer certains points de votre agenda, mais il est important que vous ayez un agenda qui décrit chaque tâche avant de commencer.
5. Structurez vos journées
Il faut se concentrer sérieusement et être bien organisé pour faire n’importe quel travail de bureau à temps plein à partir d’un espace non conventionnel.
Lorsque vous travaillez à domicile, vous êtes votre propre gestionnaire. Établissez un calendrier journalier comprenant l’ensemble de vos tâches, les réunions téléphoniques, les vidéoconférences, etc., et respectez-le. Le fait d’avoir des directives claires pour savoir quand travailler et sur quoi va vous aider à maintenir un horaire régulier et vous évitez de perdre votre concentration ou de vous épuiser.
N’hésitez pas à utiliser des agendas en ligne, comme Google Agenda, que vous pourrez partager avec vos collèges et votre employeur.
6. Établissez des règles de base avec les autres personnes dans votre maison
Ce n’est pas parce que vous travaillez de votre domicile que vous êtes chez vous.
Assurez-vous que toutes les personnes présentes dans la maison en même temps que vous respectent votre espace pendant vos heures de travail. Cela peut être difficile, surtout si vous avez de jeunes enfants à la maison ou si vous avez plusieurs animaux de compagnie, et que tout le monde réclame votre attention tout au long de la journée.
Il peut être parfois difficile de faire comprendre à votre entourage et surtout à vos enfants que vous êtes à la maison, mais que vous n’êtes pas disponible pour eux. Mais vous devez vous fixer des heures de travail précises et les communiquer clairement à votre famille.
Il est important que tous les membres de votre famille comprennent bien que c’est votre temps de travail et que comme si vous étiez à votre bureau, vous devez respecter des heures de travail spécifiques pour lesquelles vous êtes payé.
De plus, moins vous serez dérangé plus votre productivité sera optimale.
7. Travaillez lorsque vous êtes au maximum de votre productivité
Tout le monde connait des moments dans la journée au cours desquels il est plus productif que d’autres. Votre motivation et votre concentration fluctuent naturellement tout au long de la journée.
Lorsque vous travaillez à domicile, cependant, il est encore plus important que vous connaissiez quand ces périodes auront lieu afin de planifier efficacement votre emploi du temps. Pour mettre à profit vos périodes les plus productives, planifiez d’effectuer vos tâches les plus difficiles lorsque vous savez que vous serez au top. Utilisez les périodes les moins productives de la journée pour éliminer les tâches plus faciles celles qui ne vous demandent pas beaucoup d’effort ou celles qui sont plus routinières. Gardez les casse-têtes pour les périodes plus productives.
8. Bannissez les réseaux sociaux
Lorsque vous travaillez de la maison puisque vous utilisez votre ordinateur personnel qui comprend tous vos raccourcis, l’accès à vos réseaux sociaux donc est facilité.
Pour être plus productif et rester concentré sur votre travail, supprimez les raccourcis de tous vos réseaux sociaux de votre navigateur et déconnectez-vous de chaque compte. Si vous avez créé un compte utilisateur à part pour le travail, n’y installez pas vos accès aux réseaux sociaux.
De plus, essayez de laisser votre téléphone cellulaire dans une autre pièce de la maison que votre bureau, vous serez moins tenté de le consulter à la moindre notification. C’est aussi une garantie que vous ne serez pas tenté de prendre trop de pauses sociales pendant la journée.
9. Utilisez la technologie pour rester connecté
N’hésitez pas à utiliser les outils technologiques actuels pour vous connecter avec vos collèges ou votre direction. Que ce soit par messagerie instantanée ou vidéoconférence, planifiez des rencontres et des moments de discussions sur vos divers projets ou tâches. Ainsi, vous n’aurez pas le sentiment d’isolement que vous pourriez ressentir en vous retrouvant d’un seul coup à travailler de votre domicile.
10. Utilisez la musique pour travailler efficacement
Profitez du fait de travailler de la maison pour écouter, pendant les moments où vous le pouvez, votre musique préférée. Attention, on parle ici de musique qui va vous permettre de mieux vous concentrer sur vos tâches et non de celles qui vont vous faire rêver et vous distraire !
Essayez de faire correspondre votre musique à la tâche à accomplir. Au travail, les meilleures listes de lecture sont celles de musiques diverses, vous pouvez écouter de la musique qui correspond à l’énergie du projet sur lequel vous travaillez. Par exemple, les bandes sonores de jeux vidéo (musique sans paroles) sont excellentes pour vous aider à vous concentrer sur votre travail.
11. Prenez des pauses
Ce n’est pas parce que vous travaillez de la maison, que vous risquez d’être distrait que vous n’avez pas le droit pour autant de prendre des pauses tout au long de la journée.
Une heure de déjeuner et deux pauses de 15 minutes par jour semblent être la norme pour la majorité des employés à temps plein. Accordez-vous donc suffisamment de temps pendant la journée pour vous éloigner de l’écran de l’ordinateur. Utilisez vos pauses pour vous éloigner de votre bureau et passer du temps avec les autres personnes qui sont dans la maison.
12. Terminez votre journée avec un rituel
Tout comme vous devriez commencer votre journée avec une routine, créez une routine qui signale la fin de votre journée de travail. Vous pouvez simplement programmer une alarme à une heure précise ou vous déconnecter de votre messagerie professionnelle, prévoir de sortir promener votre chien ou encore regarder votre émission télévisée préférée. Peu importe ce que vous décidez de faire, faites-le régulièrement pour marquer la fin de vos heures de travail.
Lorsque vous êtes au bureau, voir vos collèges partirent vous indique que votre journée de travail à vous aussi est terminée. Lorsque vous travaillez de la maison, il est plus facile de perdre la notion du temps, car vous êtes concentré sur votre activité sans perturbation extérieure.
Toute l’équipe de Lib. espère que cet article permettra d’aider les lecteurs et les nouveaux télétravailleurs à travailler efficacement de la maison durant la période de crise que nous traversons actuellement.