Étant donné que la conception et la construction des espaces de bureau entraînent des coûts importants, il est primordial de bien se préparer aux changements afin de maximiser l’aménagement de nouveaux espaces de travail.

Pour vous faciliter cette démarche, Lib. a identifié 12 étapes importantes, réunies dans son guide ultime de l’aménagement de votre bureau et qui devront être respecter pour faire de votre nouveau projet d’aménagement d’espaces de travail un véritable succès.

Lib. vous présente ci-dessous les 4 premières étapes, les 8 suivantes feront l’objet des deux prochains articles du blogue.

Étape 1 – Devez-vous déménager ?

Tout d’abord, demandez-vous si vous avez vraiment besoin de déménager ou pourriez-vous obtenir un meilleur accord pour négocier un nouveau bail là où vous êtes et rénover votre espace de travail actuel ?

Déménager des bureaux est non seulement coûteux en termes de résultats, qu’il s’agisse des déménageurs, des nombreuses formalités ou encore d’aménagements de votre nouveau bureau, il peut également vous en coûter de perdre du personnel clé. Il n’est pas rare que des personnes démissionnent car elles ont 10 minutes de trajet supplémentaires à faire suite à la relocalisation de leur entreprise. Donc prenez le temps de parler à votre personnel clé avant tout plan de réinstallation. Cela peut avoir un impact dramatique sur ce que vous pensiez être une bonne option.

Quels sont les incitatifs si vous restez et rénovez votre bureau existant ?

Les propriétaires d’immeubles offrent parfois des avantages pour vous inciter à rester. Le montant de l’incitation variera selon que vous vous trouvez sur le marché de l’acheteur ou du vendeur.

Faites des recherches. Existe-t-il une pénurie ou une offre excédentaire de bureaux commerciaux de la taille et de l’emplacement souhaités ? Quels types de mesures incitatives un nouveau propriétaire sans locataire propose-t-il à votre entreprise pour signer un nouveau bail ? Vous aurez ainsi une meilleure idée de l’entente que vous pourrez peut-être conclure avec votre propriétaire actuel.

Vous avez décidé de rester, et ensuite ?

Toute rénovation de votre bureau ne doit pas être purement esthétique. En règle générale, les propriétaires peuvent uniquement proposer de recouvrir ou de repeindre votre bureau afin de les inciter à rester. N’oubliez pas que vous êtes sur le point de signer un contrat de location pour plusieurs années, il est donc important de réfléchir à ce à quoi votre entreprise pourrait ressembler au milieu et à la fin du nouveau contrat de location.

Le service comptabilité de votre entreprise va-t-il diminuer en raison de la délocalisation ou votre service marketing sera-t-il en croissance? De nouveaux postes de travail, des zones de travail, des espaces de collaboration, des partitions ou des bureaux peuvent être nécessaires pour répondre aux besoins futurs de la structure de votre entreprise. Si vous repensez à la façon dont nous menions nos affaires il y a 10 ans, il est naïf de penser que vous serez capable de rester le même au cours des 10 prochaines années et de continuer à prospérer sur ce marché en constante évolution.

Le meilleur moment pour parler avec un professionnel de l’aménagement d’espaces de travail est au début de votre processus de prise de décision. Lib. vous offre une consultation initiale gratuite qui pourrait vous faire économiser des dizaines de milliers de dollars à l’avenir.

Étape 2: Constitution de votre équipe d’aménagement ou de réinstallation de bureau

Constituez votre équipe d’aménagement

Indépendamment de votre décision de déménager ou de rester, vous aurez besoin d’une équipe de personnes pour vous assister dans le processus de rénovation ou de relocalisation de vos espaces de travail. Les membres de votre équipe d’aménagement doivent faire preuve de créativité, bien cerner les chiffres et les diverses données, connaître l’horaire de l’entreprise et être à l’aise pour prendre des décisions.

Attribuez des rôles et des responsabilités aux membres de l’équipe, notamment:

• Liaison avec les agents immobiliers

• Engager des déménageurs

• Travailler avec des architectes d’intérieur

• Collaborer avec les certificateurs municipaux et privés (si besoin)

• Sélection du mobilier

• Communication avec le service informatique

• Assurer la réalisation réussie de la transition

L’attribution de rôles permet également aux membres de l’équipe d’avoir une meilleure idée des personnes qui travaillent sur des tâches connexes.

Nommez votre chef d’équipe

Chaque bonne équipe a un chef et cela ne fait pas exception. Vous devrez sélectionner un dirigeant capable de prendre en compte les points de vue et les préoccupations de ceux qui l’entourent, puis de prendre la meilleure décision pour votre entreprise.

La gestion du changement suscitera beaucoup d’angoisse, le personnel peut devenir insécure et craindre pour son travail. L’aménagement ou la délocalisation d’un bureau peut être très perturbant pour une entreprise. Par conséquent, une bonne communication avec les employés est importante pour une gestion efficace du changement. Assurez-vous que les chefs de département sont tenus au courant et savent ce qui est confidentiel et ce qui ne l’est pas.

En fonction de la taille de votre entreprise, vous devrez peut-être nommer un responsable du changement dédié qui jouera un rôle clé pour assurer une transition en douceur vers un nouveau bureau.

Outre la présence de directeurs de département et financiers dans votre équipe de réinstallation, incluez le personnel général dans au moins quelques réunions. Ils sont normalement plus proches de l’action que quiconque et peuvent avoir de bonnes idées.

 Étape 3: Sélectionnez une nouvelle localisation pour vos espaces de travail.

Vous cherchez à changer de lieu ? Ces six conseils vous aideront à trouver le bon endroit.

Le choix d’un nouvel emplacement de bureau est très important pour votre entreprise. Faites les choses correctement et augmentez vos clients et vos profits. Faites le mauvais choix et vous pourriez vous retrouver à reculer. Un certain nombre d’éléments doivent être pris en compte lors du déménagement du siège de votre entreprise. Suivez ces étapes pour vous installer au bon endroit :

• Déterminez où sont vos clients

Si la majeure partie de vos clients s’adresse à vous par la porte principale, cela vaut la peine de dépenser un peu plus en loyer pour être dans un lieu très fréquenté.

Cependant, vous pouvez économiser de l’argent et trouver un bureau hors des sentiers battus ou dans un endroit plus isolé si :

– Vos clients achètent principalement chez vous en ligne.

– Vous fournissez un créneau spécifique, un service de niche.

– Votre bureau est la base pour une équipe de service mobile.

Gardez à l’esprit le profil de votre acheteur idéal lors de la recherche du nouveau local de votre entreprise. Si vous vendez un produit haut de gamme, vous devriez être situé à proximité des personnes qui en ont les moyens. Pensez à la façon dont vos clients vont vous trouver. Cela peut signifier de trouver un espace avec un stationnement important ou de vous rapprocher des transports en commun.

• Considérez la concurrence

Certaines entreprises tirent avantage d’être sur une rue commerçante ou dans un parc industriel où des services similaires sont proposés. Dans d’autres cas, le fait d’être proche de la concurrence peut être un inconvénient, en particulier si vous affrontez une entreprise bien établie.

Avant de vous engager dans un nouveau loyer, vérifiez quelles sont les autres entreprises présentes dans la région. Déterminez si cela contribuera ou non à vos résultats.

• Rendez-le facile pour votre personnel

Les gens ne voudront pas travailler pour vous (ou ne pourront pas le faire) si votre nouvel espace de travail n’est pas facile à atteindre tous les jours. Lorsque vous souhaitez vous déplacer, vérifiez quel stationnement est disponible et trouvez un endroit proche des arrêts de transports en commun locaux.

La sécurité du personnel doit être une priorité, surtout si des membres de votre équipe travaillent en dehors des heures de bureau normales. Recherchez les bâtiments offrant un accès par carte magnétique et situés dans des zones bien éclairées avec un stationnement à proximité.

• Trouvez un endroit attrayant

En ce qui concerne le personnel, ils seront ravis s’ils peuvent aller se restaurer à l’extérieure ou magasiner pendant leur heure de diner. Un emplacement à distance de marche des cafés, des magasins et des commodités est idéal. Les parcs à proximité sont un avantage car ils offrent aux employés un espace pour se vider la tête ou même faire de l’exercice lorsque le temps le permet.

Dans certaines zones, les camions de nourriture font des visites quotidiennes pour lutter contre l’isolement. Cela peut constituer un compromis pour un emplacement moins qu’idéal. Faites des recherches pour voir ce qui est disponible.

• Vérifiez les directives et réglementations locales

Votre type d’entreprise est-il autorisé dans le quartier que vous regardez ? Il peut être zoné pour limiter les opérations commerciales ou peut uniquement accueillir un certain type de points de vente.

Prendre contact avec un représentant local avant de signer un bail peut vous épargner beaucoup de tracas! Discutez avec lui des heures d’opération et du type d’entreprise que vous dirigez. Il pourrait même vous suggérer un emplacement plus approprié pour votre nouveau bureau.

• Décidez où faire des compromis

Lorsque vous envisagez de déménager, vous ne pouvez pas tout avoir à moins que votre entreprise ait un compte bancaire sans fond (cela ne serait-il pas agréable ?). La plupart des entreprises doivent faire des compromis sur l’emplacement, le coût ou la taille.

Pour définir vos priorités, dressez une liste de vos incontournables et des points qui peuvent être négociés. Classez les ensuite par ordre d’importance pour savoir quels aspects vous pourrez sacrifier.

Dernier conseil, consultez votre personnel pour connaître son opinion sur l’emplacement idéal de votre nouveau bureau. Mais rationalisez le processus en attribuant la responsabilité de la décision finale à une ou deux personnes seulement.

Étape 4: Déterminez l’espace dont vous avez besoin pour l’aménagement de votre bureau

Après avoir choisi l’emplacement idéal pour votre bureau, l’étape suivante consiste à déterminer le volume d’espace de travail dont vous avez besoin. Vous basez sur votre situation actuelle pourrait être une erreur coûteuse! Pensez aux plans d’affaires de votre entreprise

Le nombre d’employés et les besoins en postes de travail ne constituent qu’un facteur parmi d’autres dont vous avez besoin. Il est essentiel d’évaluer les plans d’affaires de votre entreprise pour la durée de votre bail.

Si votre objectif est la croissance de l’équipe, au fur et à mesure que les années passent, il se peut que vous n’ayez plus la capacité nécessaire pour recruter du personnel supplémentaire. Vous pouvez également trouver que votre espace de réception est trop petit pour accueillir des visiteurs supplémentaires. Ou, vous pourriez avoir besoin de plus de toilettes.

Pour les autres entreprises, il peut être envisagé de réduire les effectifs grâce à la sous-traitance ou au traitement en externe.

En associant la quantité d’espace de bureau dont vous avez besoin à vos plans commerciaux à long terme, vous éviterez les coûts supplémentaires et les perturbations sur le lieu de travail liés à des modifications ultérieures.

Évitez les solutions uniques – évaluez les besoins individuels de votre entreprise

La conception moderne des bâtiments autorise une personne sur 10 m2 pour des services et des installations telles que la climatisation et les toilettes. Les aménagements de bureau doivent être personnalisés pour répondre aux besoins de chaque entreprise.

Par exemple, au lieu de postes de travail, une agence de création peut souhaiter un bureau collaboratif présentant les dernières tendances en matière de conception. Un organisme de formation peut avoir très peu de personnel mais avoir besoin de beaucoup d’espaces pour accueillir des salles de formation. Certaines organisations préfèrent la flexibilité d’offrir des bureaux chauds, des salles de relaxation, des points de travail collaboratifs et des zones de téléconférence.

Par conséquent, vous devez décider des espaces dont votre entreprise a besoin. Voulez-vous une cuisine, une ou des salles de réunion, de grands espaces de rangement, des ateliers ?

Si oui, combien et quelle taille vous convient le mieux?

Qu’en est-il de vos besoins en équipement et en technologie, maintenant et à l’avenir? Devriez-vous laisser de la place pour répondre à ces exigences ?

N’oubliez pas la forme de votre plan d’aménagement lorsque vous calculez l’espace dont vous avez besoin. Les espaces carrés ou rectangulaires peuvent être utilisés plus efficacement que les espaces irréguliers.

Concevoir un bureau fonctionnel avec succès est un processus complexe!

Le recours aux divers professionnels de Lib. facilitera grandement les choses. Ils peuvent vous aider à obtenir un design pratique, esthétique et adapté à votre entreprise.

Vous pouvez aussi utiliser le calculateur d’aménagement de bureau en ligne de Lib. pour obtenir une indication des coûts budgétaires ainsi que l’estimation de l’aménagement intérieur de votre projet d’aménagement d’espace de travail.

L’utilisation d’un outil en ligne générique pour les calculs d’espace de travail permet d’obtenir des résultats allant de 6,5 m2 à 18 m2 par personne. Si vous utilisez le calculateur d’aménagement de bureau en ligne de Lib., la calculatrice offre des choix réalistes et inclut automatiquement des espaces pour les corridors et les zones ouvertes. Ce qui vous permet d’obtenir une estimation plus précise et personnalisée.

Restez à l’affût du guide ultime de l’aménagement de votre bureau pour découvrir les 4 prochaines étapes en consultant le blogue de Lib. ou en suivant Lib. sur Facebook ou LinkedIn.