Dans son article de blogue du mois de mars, Lib. vous proposait un résumé de la première partie du livre “The Open Office is Naked: The Fifth BrainChain”, du professeur et docteur Theo Compernolle qui comprenait un regard éclairé sur le fonctionnement du cerveau ainsi que le problème que représentent les bureaux ouverts pour le travail intellectuel.

Dans cette deuxième partie, nous développerons la solution proposée par M. Theo Compernolle concernant les espaces de bureaux productifs.

Mais avant d’expliquer en détail la solution envisagée, il convient de faire un rappel sur l’approche utilisée par le docteur Theo Compernolle en ce qui concerne l’amélioration de la production intellectuelle chez les travailleurs.

Selon lui, il existe 3 niveaux différents sur lesquels agir pour augmenter la productivité intellectuelle :

Le niveau du « Moi » ou « Me »

Chaque travailleur devrait se poser la question suivante : « Que puis-je faire pour améliorer la qualité et la quantité de mon travail intellectuel ? ».

Comment faire dans un environnement de travail hostile c’est-à-dire dans des espaces de bureaux ouverts pour réussir à se concentrer et à réfléchir de manière à être un maximum productif ?

Several workers, in an effort to improve intellectual productivity and reduce exhaustion, will wear an anti-noise device that will have a double impact: reduce noise pollution and give a clear message to those around them to « do not disturb ».

Plusieurs travailleurs, dans un effort pour améliorer la productivité intellectuelle et réduire l’épuisement, vont porter un dispositif antibruit qui aura un double impact : diminuer la nuisance sonore et donner un message clair à l’entourage qui est de « ne pas déranger ».

Bien que perçu comme antisocial pour certaines personnes, le fait de porter un casque d’écoute aide à se concentrer en masquant les bruits de fond. Cependant, il est très difficile d’obtenir un bon masquage de bruits extérieurs parce que son effet dépend de la qualité du casque d’écoute et de l’audition de chacun (qui est différente entre chaque personne) ainsi que de l’intensité du son masqué. Dans un bureau à aires ouvertes, le niveau de bruit sonore change tout le temps en étant plus ou moins intense.

De plus, il est important de prendre en considération les différences de perception individuelle. Ce qui est un bon bruit de masquage pour une personne est un bruit insupportable pour quelqu’un d’autre. Les introvertis produisent mieux que les extravertis lorsqu’il n’y a aucun bruit de fond ni de musique. Certains extravertis travaillent mieux avec du bruit de distraction que sans, surtout lorsque la tâche est ennuyeuse.

Dans tous les cas, bien que souvent utilisé, le bruit de masquage n’est certainement pas le remède miracle pour résoudre les problèmes de bruit d’un bureau ouvert mal conçu.

Si l’occasion se présente, de plus en plus de travailleurs vont éviter le bureau en travaillant à leur domicile pour être plus productifs. Mais dans le cas de travail à la maison, il faut rester vigilant et poser des limites. En effet, lorsque vous travaillez à domicile, la famille, les amis, les enfants, les animaux de compagnie et les connaissances ne prennent souvent pas en compte ce véritable travail et pensent que vous pouvez être dérangé à tout moment. Vous devez leur expliquer la situation, établir des règles et les respecter.

Par conséquent, lorsque vous travaillez à la maison, organisez-vous afin de pouvoir vous concentrer. Il ne faut pas sous-estimer l’impact de votre environnement sur la qualité de votre travail et sur votre concentration.

Quelques conseils et astuces pour être productif en travaillant à domicile :

• installez-vous confortablement dans une pièce avec le moins de perturbations possible et la plus calme,

• respectez un calendrier précis, définissez l’heure des e-mails, des appels téléphoniques, des pauses et des autres tâches,

• réservez un temps de concentration non perturbé pour travailler sur des tâches importantes sans aucune interruption,

• reportez toutes interactions sur les médias sociaux et la navigation sur le Web jusqu’à ce que votre travail de la journée soit terminé,

• habillez-vous pour travailler, car la qualité de votre travail sera meilleure que si vous restez en pyjama ou en jogging.

Le niveau du « Nous » ou « We »

Ce sont les choses que tous les travailleurs peuvent faire entre collègues pour améliorer leur bureau ou du moins, pour aider à ouvrir la discussion sur les améliorations nécessaires à apporter à leur bureau.

Pour les gestionnaires, il existe deux autres « Nous » : les choses qu’ils peuvent faire avec leur équipe pour la partie de l’entreprise dont ils sont responsables et les initiatives qu’ils peuvent prendre au sein de l’équipe entrepreneuriale.

Le niveau du « Ils » ou « They »

Il s’agit de ce que les personnes qui se trouvent plus haut dans la hiérarchie peuvent et devraient faire pour améliorer le travail de réflexion dans l’ensemble de l’organisation ou dans la partie dont elles sont responsables. Les cadres doivent privilégier la productivité intellectuelle.

La solution au problème des bureaux ouverts, qui minent la productivité du travail intellectuel nécessitant de la concentration et de la réflexion, se trouve dans le « Ils » niveau.

Créez des bureaux flexibles et conviviaux

Construire des bureaux flexibles qui maximisent la productivité intellectuelle en éliminant les distractions et en améliorant la collaboration, c’est la solution !

Fondamentalement, il faudrait offrir un mélange très flexible d’espaces de travail, flexible dans le sens où les bureaux s’adaptent de manière flexible aux besoins des travailleurs et de leur travail au lieu de l’inverse qui est le plus courant.

Théoriquement, il y a deux marches à suivre lors de la construction ou de la rénovation d’un bureau.

La première voie consiste à voir le bureau et les employés comme un coût et cela nécessite que les employés s’adaptent à un espace de travail conçu pour une rentabilité à court terme. C’est en fait ce que font trop d’entreprises avec les bureaux à aires ouvertes.

Le deuxième axe consiste à considérer le bureau comme un investissement dans les personnes, à donner la priorité à l’amélioration de la productivité intellectuelle des employés et à adapter le lieu de travail aux besoins très fondamentaux des travailleurs intellectuels et de leur « homme des cavernes » intérieur.

La solution est d’assurer la concentration et la confidentialité

Les employés qui peuvent se concentrer sont 57% plus efficaces en collaboration, 88% de plus en apprentissage, 42% en socialisation, 31% dans l’innovation et ils ont une satisfaction au travail de 31% plus élevée que les autres.

La priorité devrait être donnée à la concentration, car elle est plus difficile à réaliser que le contact. Ainsi, pour améliorer la productivité intellectuelle, il ne faut pas essayer de réaliser dans le même espace la réflexion de haute qualité qui nécessite une grande confidentialité et l’interaction qui nécessite une faible confidentialité.

En effet, vous ne devez pas essayer de combiner focalisation et contact dans un seul et même espace, mais les combiner dans différents espaces ou sous-espaces.

Il faut garantir aux travailleurs intellectuels l’intimité optimale dont leur cerveau a besoin pour bien réfléchir lorsqu’ils effectuent un travail cérébral de haut niveau.

Les espaces de travail individuels doivent donc offrir un niveau d’intimité optimal, éliminant toutes les intrusions indésirables. Lorsque cela est garanti alors il faut commencer à chercher des moyens d’augmenter la collaboration et la communication, sans sacrifier la capacité des employés à se concentrer. Ce n’est que lorsque la concentration est garantie que vous pouvez faire en sorte que la configuration du bureau encourage les personnes à interagir dès qu’ils quittent leur bulle de réflexion. Pensez qu’un manque d’intimité diminue souvent une communication et une collaboration significatives.

Le bureau doit être flexible pour s’adapter aux différents besoins et différents emplois

Un bureau vraiment flexible exige avant tout beaucoup de flexibilité de la part de la direction et des cadres, qui doivent s’adapter aux besoins des travailleurs et de leur travail. Comme le montre l’expérience Google, obtenir un bureau flexible est un travail difficile et un travail continu en cours, en communication très étroite avec les travailleurs et en particulier en écoutant vraiment leurs commentaires.

Étant donné que les tâches des travailleurs modernes sont aussi variées que leurs besoins, les bureaux devraient avant tout être flexibles afin que les gens puissent avoir le degré d’intimité dont ils ont besoin pour être productifs de manière optimale à un moment donné pour une tâche particulière. Cela dépend non seulement de la tâche et du stade où se trouve un projet, mais aussi des types de personnalité. En effet, les introvertis et les extravertis ont des besoins très différents. Les personnes les plus introverties, qui sont plus conscientes du bruit environnant et de ses effets, devraient avoir la possibilité de travailler dans un espace calme, sans être considérées des êtres fragiles.

De plus, étant donné qu’un degré élevé de personnalisation protège les employés contre l’épuisement causé par une faible intimité, les employés devraient être autorisés, voir même activement encouragés, à personnaliser leur espace de travail.

Arrêtez le bruit

L’intrusion numéro un qui tue la productivité intellectuelle est le bruit.

L’élimination du bruit devrait être la priorité absolue dans l’aménagement d’espaces de bureau, car le bruit a un impact extrêmement négatif sur la productivité intellectuelle, la satisfaction, la motivation et augmente l’épuisement émotionnel des travailleurs.

Les pires bruits sont ceux des conversations intelligibles et les plus horribles sont ceux des conversations téléphoniques. Il convient donc de lutter contre le bruit en général sur tous les fronts possibles : la hauteur et la qualité d’absorption acoustique des plafonds et des murs ainsi que le degré de réverbération du bruit. La réduction du bruit n’est jamais bon marché, en particulier pour rénover un bureau mal construit, car de nombreuses variables en interaction doivent être prises en compte, mais cela vaut toujours l’investissement.

Il faut prévoir des pièces séparées où les gens peuvent avoir des appels téléphoniques ou des conversations sans déranger les autres. Encouragez les personnes à être polis entre eux, car le volume et la fréquence avec lesquels ils parlent feront une grande différence. En effet, tout le monde a tendance à parler plus fort en cas de bruit de fond.

Un cadre de réflexion pour réaliser un excellent bureau flexible

La figure ci-dessus représente un modèle, une représentation des différentes solutions qu’un bureau flexible doit fournir pour répondre aux différents aspects du travail cérébral et aux différents types de personnes. Ce cadre de réflexion a été réalisé par le professeur Theo Compernolle pour résumer le résultat de ses recherches.

En conclusion: mettez vos travailleurs et les besoins de leurs cerveaux en avant !

Trop souvent, les bureaux sont construits en oubliant qu’au cours des dernières décennies, le travail de bureau a fondamentalement changé, passant d’un travail de routine de bas niveau à un travail de connaissance de niveau supérieur qui nécessite de la concentration, de l’attention, de l’analyse, de la synthèse, de la créativité et de la réflexion.

Les bureaux ouverts qui étaient assez bien pour ce travail de routine sont clairement un désastre pour le travail intellectuel. En effet, ils aggravent souvent plutôt qu’autre chose la communication et la collaboration, car ils sont construits par des cadres qui accordent la priorité à la réduction des coûts, sans garantir la confidentialité et ainsi, ils ne répondent pas aux besoins fondamentaux du cerveau et des travailleurs intellectuels.

La solution est donc un bureau flexible, mais pas dans le sens habituel où les travailleurs doivent être très flexibles en s’adaptant à des immeubles de bureaux rigides et contre-productifs, ce qui entraîne en fait une baisse de la productivité intellectuelle, de la frustration et de l’épuisement. Mais un bureau flexible qui s’adapte aux besoins des travailleurs. Lors de la planification d’un tel bureau, la première priorité devrait être la confidentialité et la réduction des bruits néfastes afin d’améliorer la collaboration et la communication. Mais des bureaux «flexibles» ne rendront pas une entreprise rigide plus flexible, car la culture d’entreprise est déterminée en grande partie par la culture du leadership.

Bien sûr, les travailleurs de bureau ont une grande responsabilité pour faire ce qu’ils peuvent afin d’améliorer leur propre productivité intellectuelle.

Vous désirez mettre en place un bureau flexible qui met la réflexion et la concentration au premier plan ? Faites appel à l’équipe d’experts de Lib.!

Source : “The Open Office is Naked: The Fifth BrainChain” by Theo Compernolle. MD., PhD at www.brainchains.info